Jak rozdělit úkoly, projekty a odpovědnosti?

Aktualizováno: 26. 5.

Zkrátka. Práce se musí rozdělit, kontrolovat a vyhodnotit. A je úplně jedno jestli se bavíme o projektu, rutinních operacích nebo nějaké jednorázové akci. Jak se to dělá? Kdo je za to odpovědný?


Inspirace na toto pojednání ke mně přišla na józe. Chodím na Bikram jógu, a to je ta jóga v horku. Je tam 42 °C. Dovolím si tvrdit, že to není pro každého.




Když nic neděláš, ono se to samo neudělá

Myslím, že to byl můj oblíbený instruktor Michal – docela „drsoň“, který pronesl tuto památnou větu. Už jsme cvičili celkem dlouho, cvičí se 90 minut.


Michal najednou houknul na nějakého spolujógujícího a pronesl následující: „Když nic neděláš, ono se to samo neudělá“. Nevím, jestli tam jogín lelkoval nebo už to bylo nad jeho síly.


To jsou vždycky momenty „probuzení“. I když tam už téměř minutu člověk stojí "upocený" na jedné noze a už máte skoro mžitky před očima, tak se samozřejmě začnete smát a buď se tam válíte na podložce nebo to většinou jde ještě vybalancovat.


Člověk by si řekl, taková blbost.

Ale. Ono se „to“ opravdu samo neudělá. Cokoliv. Ať se podívám na studium jakéhokoliv jazyka. Samo se mi to do té hlavy nenaleje. I když jsem již viděla nějaké PR akce, že přes noc si dáte sluchátka a do rána, už umíte anglicky. Jojo, to opravdu zní velmi reálně.


Nemusí to být jazyk. Můžeme se chtít naučit programovat, tančit, hrát tenis, cvičit jógu, delegovat nebo třeba rozdělovat práci.


Mimochodem. Ta fotografie viz. níže je jedna z pozic, která se při Bikram józe praktikuje. Celkem je těchto jógových pozic 26.




Přidělení úkolu


Nedávno jsem toto téma řešila s klienty. Mě vlastně ani nenapadlo, že není jasné, že práce se musí rozdělit a přidělit konkrétnímu zaměstnanci a následně vyhodnotit. A to, prosím, také konkrétně.


Úkolovací systém


Dneska máme k dispozici parádní pomocníky, jako jsou různé „úkolovací“ systémy. V businessu se tomu říká také task. Task je v angličtině úkol.


Tyto systémy myslí za nás. Sledují čas, můžeme si tam nastavit nějakou zpětnou vazbu, vložit soubor nebo třeba nákres. Tyto systémy s námi také komunikují, informují nás, že už se blíží termín splnění.


To je systém. Ovšem ten úkol se nejdříve musí vysvětlit. Nebo se musí popsat. Od toho existují právě ty procesy, které pro některé jedince mohou znít jako sprosté slovo, ale vězte, že bez procesů, ať je to cokoliv, to podnikání lehce drhne.


Moje ponaučení ze špatně přiděleného úkolu


Ale abych tady nechytračila. Mně se také povedlo špatně práci zadat. A ne jednou. Tento příběh si velmi dobře pamatuji, protože jsem byla opravdu velmi překvapená, až rozčarovaná z výsledku práce mojí podřízené, ale byla to pouze a jenom moje chyba.


Příběh


Zadala jsem nějaký úkol své podřízené, která byla cizinka a byla tedy v zahraničí. Měla jsem team v několika zemích světa.


Protože mi zadání odkývala, myslela jsem, že je vše jasné. Samozřejmě nebylo. Jen se mi to, nevím, jestli bála říct, že by patrně vypadala, že to nechápe, nezná nebo neumí. Netuším.


Pro dokreslení příběhu dodávám. Byla to manažerka, žádná začátečnice. Měla 2 vysoké školy a perfektní angličtinu. Takže nemohlo jít ani o nepochopení zadání kvůli cizímu jazyku, internet jsme měly stabilní, když jsem s ní mluvila, a ještě jsem jí to poslala mailem.


A jak to pokračovalo?

V mezidobí, ještě před tím, než jsem s ní měla dohodnutý termín dodání, jsem se jí ještě opakovaně ptala, jestli potřebuje s něčím pomoci nebo nechce poradit. Ne, že prý vše zvládne a vše je jasné.


Přišel den „D“


Úkol, který měla zpracovat, měl být hotov a předaný. Přišel mi mail a tam byla příloha – to měl být ten zpracovaný úkol. Když jsem to otevřela nevěřila jsem svým očím. Nebylo pochopeno vůbec nic.


To, co jsem OČEKÁVALA, nepřišlo. Přišla nějaká z mého pohledu naprosto nesmyslná slátanina, jakási prezentace, ještě ke všemu s ošklivou grafikou, překlepy atd.


Tak tedy - Znovu a lépe

Co myslíte, kde jsem udělala chybu?


Jistě, máte pravdu. Já jsem totiž něco očekávala.


Očekávala jsem, že když svému nadřízenému jdu předávat práci, takže to bude v jisté kvalitě. Minimálně, že si třeba nebude nadřízený muset nastavovat tisk, protože by si jinak tabulku tisknul 6x – co sloupec, to stránka.


Dále, že když mi Windows detekuje hrubku, tak ji opravím…. O obsahu nemluvím, to bylo samozřejmě naprosto tristní, nicméně to nebyla její chyba.


Jen taková poznámka. Jednalo se o mnou očekávanou kvalitu. To byly moje kvalitativní standardy, ne její. Já jsem jí je jasně nekomunikovala – já jsem to očekávala, protože to tak dělám já. Zcela mylně jsem předpokládala, že ona to vidí stejně. Jak řekl Michal – když nic neděláš (neřekneš konkrétně, co očekáváš) – nic se nestane.


Čeho se vyvarovat


Já jsem přece nemohla očekávat, že moje podřízená, bude stejně myslet jako já, že bude na stejné úrovni znalostí a dovedností. Jinak by asi logicky tu práci mohla dělat ona a nebrala by polovinu peněz, co já.


Já jsem měla chápat, že ten úkol je nad její síly. Protože to asi bylo příliš těžké nebo se třeba styděla zeptat. Už je to dávno, k tomu se již nedopátrám.


A také je možné, že jsem to zadání úplně špatně vysvětlila.


Jaké z této situace plyne poučení?


· Nepředpokládejme

· Neočekávejme

· Nedoufejme

· Nečekejme na zázrak


Naopak – vysvětlujme, kresleme, klaďme kontrolní otázky, průběžně kontrolujme. Vyhněme se ovšem Mikromanagementu – není potřeba vědět vše😊.


Pokud děláme manažerskou práci, je to naše odpovědnost a naše chyba, pokud náš podřízený předá špatnou práci. To musíme zkontrolovat a buď požádat o nápravu nebo vše musíme znovu vysvětlit, ukázat, proškolit, popř. pokud se to opakuje a evidentně je to pouze u jednoho člověka, tak spolu nemůžeme dál pracovat.


Velmi často se setkávám s tím, že zaměstnavatelé nechávají svým zaměstnancům takovou volnost, že jim žádnou práci nezadávají a čekají, že si tu práci zaměstnanci najdou sami.

Dokonce již to došlo tak daleko, že někteří zaměstnanci se urazí, pokud jim jako zaměstnavatel chcete „dokonce“ něco nařídit nebo přidělit úkol.


Přátelé, osobně je mi asi jedno, jak podnikáte a kde vám vznikají neefektivity, jen si dovolím podotknout, že odpovědnost manažera a nedej bože jednatele, je pořád na nás a na zaměstnance (podřízené) se přenést dá jen velmi těžko.


Krásné dny vám přeje,

Dagmar



Pokud Vás zajímá jak se řídí Personální náklady Video kurz si můžeme prohlédnout v neplacené části a následně si ho zakoupit zde.



🎧 Koho by zajímal Leadership a Yoga Podcast s Bárou Bělovou, tentokrát na téma "Chybovat je lidské", najdete jej zde: POSLECHNOUT


Pokud vás zajímají moje Semináře, tak koukněte.


Pokud potřebujete HR Interima nebo Virtuálního HR ředitele, popř. HR seniorního poradce, zde více info.

Pokud hledáte Mentora, tak koukněte sem.


A pokud hledáte práci, tak kariérní poradenství je zde.


A koho HR nezajímá, ale má třeba alergii na lepek jako já, tak koukněte na můj web celiakarna.cz, je tam také moje oblíbená jóga:-).




#hr #hrinterim #hrmanagement #karierniporadenstvi #seminare #dagmarmatejkovachud #optimalizacemzdovychnakladu #hrinterimcz #lidskezdroje #zivotnicykluszamestance #mentoring #hrporadenstvi #hledampraci #opentochange #executivesearch #headhunt #personalniagentura #agenturaprace #opentowork #hledampraci #jobs #bezpersonalky #leadershipdevelopment #osobnirozvoj #employerbrand #branding #employerofchoice #vyberovyzamestnavatel #leader #leadership #management #50plus

19 zobrazení0 komentářů

Nejnovější příspěvky

Zobrazit vše