Jaký systém pro svou firmu potřebuji? Je rozdíl mezi mzdovým systémem a HR Systémem? Kolik to stojí a co takový systém umí?
Kdo už někdy vybíral, nějaký informační systém, ví, že se jedná o poměrně náročnou disciplínu. Jelikož jsem si tímto úkolem prošla několikrát, dovolím si sdílet pár svých zkušeností, jak na to.
Nicméně, před tím, něž se do toho pustím, ještě maličko „nachytření“, co mám vlastně pod pojmem HR Systém na mysli.
Co je HR Systém?
Neboli Informační systém na řízení lidských zdrojů si můžeme koupit jako hotový informační systém, který na základě požadavků ještě můžeme, nechat upravit, dle našich potřeb.
Dále mohu chtít, aby mi takový Software napsala specializovaná firma od A-Z, popř. mohu si pronajmout aplikaci, která je k dispozici na trhu a platím za konkrétní počet zaměstnanců v aplikaci a moduly, které jsem si zakoupila.
Určitě existují ještě další možnosti a kombinace, ale já se budu věnovat těmto 3 nebo lépe řečeno 2 možnostem, uvedených výše. A teď tedy vyloučím možnost „aplikace na míru“ tedy, že mi to někdo „napíše“.
Proč?
Protože nebudu takzvaně vymýšlet něco, co už někdo vymyslel, vyzkoušel, vychytal mouchy. Ve finále to bude drahé (ačkoliv se to ze začátku nebude tak jevit) a bude to trvat nejméně dvakrát déle, než jsme se dohodli.
U HR Systému, pokud má i modul mezd a personalistika hrozí, a to bohužel významně, legislativní pochybení a z toho plynoucí pokuty, které nejsou zanedbatelné.
Jaké máme možnosti
Zpět k HR Systému. Robustní manažerské informační systémy, které se používají ve velkých firmách jsou většinou součástí nějakého celku a řeší většinou také jiné oblasti jako je účetnictví, nákup, logistika, výrobní procesy, obchod apod.
Ve velkých společnostech se většinou snaží používat univerzální systém a je samozřejmě žádoucí, mít ve všech zemích jeden, který propojuje všechny země nebo regiony.
Pro malou firmu je systém typu SAP naprosto irelevantní, neboť je velmi drahý a poměrně málo „user friendly“, co u HR systému není ideální.
Co tedy HR Systém obsahuje?
Většinou jsou tyto systémy prodávány modulově. Existují moduly, např. nábor, rozvoj, personalistika a mzdy, docházka, vzdělávání, kariérní modul, odměňování, benefity, řízení výkonu, organizační struktury, analytický modul apod.
Obecně tyto moduly mapují tzv. Životní cyklus zaměstnance. Tedy od nástupu nebo ještě před nástupem, až do ukončení pracovního poměru a poté (archivační povinnost).
Vždy je důležité, před vlastním výběrovým řízením, si jasně a přehledně stanovit:
co chci systémem vyřešit
jaká jsou má očekávání
jaký mám na daný systém rozpočet
kdo bude systém používat
co je pro mě nutnost a co bude jenom „príma“.
Obvyklé moduly
Pokud mám mzdy řešeny externě, nepotřebuji se tedy tímto zabývat a mzdový modul si nekupuji. Mzdy se dají propojit, s předpokládám, skoro každým HR systémem.
Nábor
Pak zvažuji co dál, potřebuji náborový modul? Pokud je součástí řešení, tak samozřejmě ano, pokud není a nejsem firma, která nabírá 100 lidí týdně, opět je to pro mě irelevantní. Na trhu existuje spousta systémů, které toto řeší a mohu s HR systémem opět propojit.
Personalistika
Tento modul pravděpodobně potřebovat budu, většinou se z této sekce stahují data pro další analytiku. Např. Osobní údaje, základní mzda, bonus, přídavky na děti.
Opět se dá propojit s mzdovými moduly a docházkou, i když mi pracovní smlouvu vypracuje externí firma. V reálném čase pak mohu vidět a vyhotovit potvrzení o příjmu nebo dodatek k pracovní smlouvě. Popř. zvolím, že chci pouze náhled a nemohu tedy nic měnit, ale generovat dokumenty většinou ano.
Možná tady, bych se chvilku zastavila.
Vždy je nutné, velmi pečlivě zvážit, kdo má, k čemu, jaký přístup. U manažera by měl to být jeho/její team, kde je možné vidět – NE UPRAVOVAT informace o podřízených jako je mzda, bonus, cíle, školení atd.
Čím více lidí má možnost upravovat vstupní data, tím se vše hůře kontroluje a může dojít k fatálním nedorozuměním.
I když moderní systémy každou změnu monitorují, pokud už někdo zaměstnanci zvýšil mzdu, a to také komunikoval, špatně se to vrací zpět.
Vzdělávání a rozvoj
Dále si vybírám dle potřeby. Vzdělávací modul je většinou strašně fajn a monitoruje, jak zákonná školení, tak rozvojová. Můžu si zde "hrát" s rozvojovými plány, hodnotit školení nebo si je objednat, dle přiděleného budgetu apod. Většinou je základní vzdělávací modul již součástí personalistiky, ale i tento modul se dá samozřejmě přikoupit.
Řízení výkonu
Tedy cíle (KPI) – nastavení, vyhodnocení, výpočet bonusu není také od věci. Některé systémy obsahují také organizační strukturu, talentový nebo kariérní modul, kde mohu pracovat s nástupnictvím nebo se mohu připravovat na novou roli.
Docházkový modul
Dá se opět propojit s externím nebo je součástí systému. Zde si zaměstnanci mohou žádat o dovolenou, jejich nadřízení jim ji schválí a je vidět, zdali jste nebo nejste v práci.
Dá se také propojit s mailem a budou od Vás chodit také „Out of Office“ zprávy.
Další možnosti
Některé systémy mají také k dispozici zaměstnaneckou samoobsluhu, kdy je možné si upravit osobní údaje a nahrát i potvrzení, např. o změně stavu (svobodný – ženatý) o narození dítěte (nutno nahrát rodný list) apod.
Samozřejmě HR Systém by měl obsahovat již v základní verzi Analytického modulu, který bude umožňovat, ideálně velmi snadno, připravovat podklady pro vedení společnosti o nákladech na pracovní sílu, odvodech, nákladech na benefity a bonusy, délce pracovního poměru, fluktuaci atd.
Kolik takový HR systém stojí?
Samozřejmě se můžeme se bavit o různém nastavení a různých dodavatelích, ale obecně se pohybujeme v řádech sto tisíců až milionů korun.
Nicméně existují aplikace, které obsahují vše výše uvedené a k tomu ještě chat, sekci pro interní směrnice, sekci pro "chválení zaměstnanců" atd.
Taková aplikace může být pro stolní PC, notebooky, tablety nebo mobilní telefony v několika jazykových mutacích, včetně průzkumu spojenosti atd.
Aplikace se dá pronajmout a platí se za 1 zaměstnance v systému a měsíc.
Domnívám se, že takové aplikace jsou budoucností HR systémů, neboť jsou relativně levné, bezpečné, jsou samozřejmě v souladu se směrnicí GDPR a hlavně jsou intuitivní, a jak pro zaměstnance, manažery i personalisty tzv. „user friendly“.
Pokud vás zajímají moje Semináře, tak koukněte.
Pokud potřebujete HR Interima nebo Virtuálního HR ředitele, popř. HR seniorního poradce, zde více info.
Pokud hledáte Mentora, tak koukněte sem. A pokud hledáte práci, tak kariérní poradenství je zde.
A koho HR nezajímá, ale má třeba alergii na lepek jako já, tak koukněte na můj web celiakarna.cz, je tam také moje oblíbená jóga:-).
Posloucháte rádi Podcast? Pokud ano, zde je ten můj.
Comments