Co to je? Kdo HR Budget (Rozpočet personálních nákladů) připravuje a na základě čeho? Kdo takový HR Budget schválí, jak se čerpá, kdy dojde k jeho krácení?
Každá rozumná firma si připravuje rozpočet na daný fiskální rok.
Rozpočet si připravuje i stát, ale ten je bohužel permanentně v tzv. Schodku, tedy vybere méně, ale o to více utratí. Pokud by stát hospodařil, říká se tomu, podle zásad „správného hospodáře“, byl by v přebytku.
Na začátku podnikání jistě úplně vystačí kupecké počty, které podnikateli zaručí základní přehled a plánovací schopnosti své aktivity financovat. Buďto svými nebo cizími prostředky.
Stejné jako v rodině
Je to stejné jako s rodinným rozpočtem. Máme jistý „disponibilní příjem“ tz. Plat, mzda, důchod, dávky... S těmito penězi hospodaříme.
Dále máme „mandatorní výdaje“ to jsou výdaje např. na nájem, energie – to co musím zaplatit a následně máme nějaký zbytek peněz na zábavu, dovolenou atd.
V momentu, kdy mně můj disponibilní příjem nestačí, mám několik možností.
Buďto začnu šetřit nebo mám možnost si najít brigádu nebo přidám na úsilí a něco vystuduji, abych mohl více vydělávat.
Pokud se mi do vyššího výkonu nechce, jdu si půjčit. To samozřejmě je zcela legitimní, jen si musím uvědomit, že to budu muset také splatit zpět.
Úplně stejný princip funguje ve firmě.
Takže firma na daný fiskální rok (12 měsíců po sobě následujících) si namodeluje tzv. P&L (Profit and Loss Statement) v češtině „Výkaz zisků a ztrát“.
Pokud firma má již nějakou historii pracuje s daty z minulých let. Odhaduje budoucí příjmy a výdaje.
Z tohoto odhadu vznikne plán ideálně ZISKU, nicméně celá řada firem pracuje se ztrátou, např. pokud investovala do nějaké technologie, kdy návratnost je v budoucích letech. Pokud ztrátu schválí vlastník nebo akcionáři, máme vyhráno.
Ale před tím, než oddělení Controllingu (ve větší firmě), v menší někdo kdo umí pracovat s Excelem nebo nějakým Finančním SW, připraví podklady pro vedení firmy nebo majitele, potřebujeme připravit HR Budget.
Proč?
Protože náklady na pracovní sílu jsou ve většině firem zásadní složkou rozpočtu.
Pokud HR Budget nepřipravím nebo odhadnu špatně, výrazně mně to může změnit plánovaný ZISK a dokonce se mohu dostat ze zisku do ztráty.
Jak na to?
Pokud jsem malá firma a mám pár zaměstnanců, bude mi stačit Excel a selský rozum. Začnu tím, že si naplánuji počet zaměstnanců na daný fiskální rok. Odhadnu to tak, že bych měl vědět, kolik jsem měl lidí v loni a jaké mám plány na příští rok.
Ideálně mám strategii a vím jestli chci expandovat do jiných regionů nebo na jiné trhy, jestli mám předjednané nějaké zajímavé zakázky atd.
Když už vím, kolik lidí budu mít ve společnosti, tak si jednoho po druhém dám do toho Excelu a budu těmto, „pozicím – nebo jména, ale to nedoporučuji“ přiřazovat personální náklady.
Začnu základní mzdou, odvody, bonusem, dalšími příplatky. Budu pokračovat benefity, vzděláváním, rozvojem.
Jelikož počítám s tím, že budu nové zaměstnance nabírat a zaměstnanci budou také z firmy odcházet, musím počítat také s náklady na nábor, adaptační proces, zdravotní prohlídky, školení BOZP a PO, pracovní pomůcky (oblečení, obuv, PC, Mobil, Tablet).
Nesmím zapomenou na zpracování mezd a daně z příjmu.
Velká firma
Pokud už jsem větší firma, tak budu řešit personální systém, kariérní rozvoj, různé testování, účast na konferencích nebo společenských akcích.
Pokud mám ambice stát se Výběrovým zaměstnavatelem musím počítat také s náklady na personální marketing nebo controlling, firemní kulturu, HR Audit, Mentoring, Coaching, Team buildingy apod.
Moderní zaměstnavatel
U moderních výběrových zaměstnavatelů budeme také počítat s náklady na průzkum spokojenosti zaměstnanců nebo třeba mzdové studie.
Dále nesmíme zapomenout také na náklady na cestování, ubytování, stravné, certifikace, zkoušky.
Ale také musíme zaplatit energie, nájem kanceláří, připojení k internetu, telefonní poplatky, poštovné, tužky nebo kancelářský papír.-).
No a když to všechno poctivě vypočítáme, tak budeme docela koukat. Při modelovém výpočtu u zaměstnance s průměrnou mzdou v ČR (32.000 CZK) a nějakého Managera se mzdou (150.000 CZK) jsou odhadované náklady následující.
Kdo takový HR Budget schválí, jak se čerpá, kdy dojde k jeho krácení?
Budget i ten Personální schvaluje většinou majitel nebo vedení společnosti, které je zodpovědné za hospodářské výsledky.
Čerpání je většinou na základě přiřazených pravomocí jednotlivých ředitelů, manažerů nebo vedoucích oddělení.
Rozpočtová optimalizace
Ke krácení budgetu dochází velmi často. V momentu, kdy se firmě nedaří nebo ji např. odejde důležitý klient, tak se začíná optimalizovat.
Samozřejmě se začíná u věcí, které nejsou životně důležité. Jako jsou různé společenské akce nebo školení. Když ani toto nepomůže, jde se do zkoumání, kde je možno „škrtnout“ a v poslední řadě se začne zvažovat propouštění.
Z tohoto důvodu je vhodné do HR Budgetu naplánovat také náklady na odstupné.
Příklad
Zde jednoduchý model, jak je možno HR Budget naplánovat. Detail jednoho zaměstnance v hlavním pracovním poměru (HPP) se skládá ze všem nákladů, které se k zaměstnanci pojí. Tedy sečteme si na měsíční bází veškeré přímé a nepřímé náklady, které se mi k 1 zaměstnanci pojí.
Je dobré začít před náborem a potom postupovat dle životní cyklu zaměstnance - až po exit. Tak jak jsme si to popsali výše.
Velmi často se zapomíná na odstupné, občerstvení, úklid kanceláří, BOZP/PO, odbornou literaturu, nábytek, výmalbu prostor, kancelářské vybavení, dekorace atd. To všechno někdo musí zaplatit a pokud nemáte virtuální kancelář, tak to bude na vás, milí podnikatelé.
Závislá práce
Jelikož se jedná o závislou práci (zaměstnanecký poměr), zaměstnanci si nemohou nosit z domu kalkulačku nebo tiskárnu. Pokud tomu tak bude, tak vám to budou muset pronajmout:-). Téma Home Office.
Ale pojďme dál k příkladu. Následně kumulujeme (sečteme) všechny náklady na jednotlivé zaměstnance (HPP, DPP, DPČ, IČO - dodavatelé personálních služeb) přidáme náklady výrobní, distribuční, provozní atd. a porovnáme s plánovaným příjmy na daný měsíc. Vynásobíme 12 krát a máme personální náklady na celý rok.
Ovšem je nutné počítat se sezónností a jinými tržními vlivy, jinak nám to nebude vycházet, pokud např. zapomeneme připočítat 100 brigádníků na léto nebo třeba odstávku linky na 14 dní.
Tímto výpočtem zjistíme, jak bude vypadat náš plánovaný Zisk nebo Ztráta.
No a poté, začneme "optimalizovat", tak aby nám to vyšlo:-).
Samozřejmě částky je nutno získat, buď z předešlého období nebo kvalifikovaně odhadnout.
A na co ještě nezapomenout?
Například na to, že jsme zaměstnanci přidělili auto, našli jsme ho přes agenturu (odměna na vyhledání kandidáta), počítáme s tím, že nám bude cestovat (letenky, ubytování, diety).
Pokud vás zajímá, jak se řídí personální náklady, z čeho se konkrétně skládají, jak nám ovlivňují výsledovku, jak se rozpočtují, plánují, schvalují nebo optimalizují, níže si můžete zakoupit můj video kurz, který vám to vše vysvětlí „polopaticky“ a ještě k tomu získáte jako dárek i šablonu na jeho rozpočtování.
Pokud vás zajímají moje Semináře, tak koukněte.
Pokud potřebujete HR Interima nebo Virtuálního HR ředitele, popř. HR seniorního poradce, zde více info.
Pokud hledáte Mentora, tak koukněte sem. A pokud hledáte práci, tak kariérní poradenství je zde.
A koho HR nezajímá, ale má třeba alergii na lepek jako já, tak koukněte na můj web celiakarna.cz, je tam také moje oblíbená jóga:-).
Máte rádi podcast?
